Document Control

Document Control und Technische Dokumentation

Dokumentenkontrolle (englisch oft als Document Control oder Record Control bezeichnet und mit DC bzw. RC abgekürzt) wird in Projekten oft als Aufgabe von Sekretärinnen oder Projektsekretariat verstanden.

Da die Dokumentenkontrolle kaufmännische und technische Unterlagen erfasst und verteilt, gehen die Aufgaben und Qualifikationsanforderungen weit über die eines klassischen Projektsekretariats hinaus.

Ziel der Dokumentenkontrolle ist die Lenkung aller kaufmännischen und technischen Projektdokumente als Schnittstelle zwischen dem Projektteam und den anderen Projektbeteiligten, so dass Informationen strukturiert, zielgerichtet und nachvollziehbar an alle verteilt werden.

Aufgabe der Dokumentenkontrolle ist die lückenlose Erfassung, Verwaltung und Verteilung der projektrelevanten Dokumente in Papierform und des zugehörigen elektronischen Datenbestandes. Zudem soll die Technische Dokumentation parallel zum Baufortschritt zusammengestellt werden.

Jeder Projektverantwortliche hat die Situation schon erlebt, in der ein Dokument über einen berechtigten oder unberechtigten Mangel oder Nachtrag entscheidet - und er kann es nicht finden! Umso frustrierender, wenn er versucht hat, dem Problem frühzeitig entgegenzusteuern.

Darüber hinaus gibt es einen unmittelbaren Zusammenhang zwischen Dokumentenkontrolle und dem Erfolg des Projektes:

• Die Dokumentenkontrolle bietet die Basisunterlagen für jede kaufmännische Bewertung von Mehrungen, Minderungen und Nachforderungen.
• Sie schützt vor unnötigem Aufwand uns Streitpunkten bei Inbetriebnahme, Abnahme, Übergabe der Anlagendokumentation und Handover der Anlage selbst.

Ingenieure und Techniker des Baus und Anlagenbaus mit Erfahrung

• strukturieren Ihre Dokumentation und Ihre Dokumentenkontrolle,
• empfehlen geeignete Hilfsmittel,
• implementieren die Document Control auf der Baustelle und
• können das System im Bedarfsfall an das Betriebspersonal übergeben.

Die Durchführung der Dokumentenkontrolle durch ein Team, das gleichzeitig an der Erstellung der Dokumentation beteiligt ist, hat sich bewährt. So kann eine gleichmäßige Auslastung über die Projektdauer erreicht werden, eine Einarbeitungszeit bei der Erstellung der As-Built Dokumentation entfällt.

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